Viele unserer Kunden stellen uns oft die Frage: "Was brauche ich eigentlich in meiner Telefonanlage, eine
Warteschleife oder eine Ansage?". Um diese Frage beantworten zu können ist es zunächst erforderlich, die
unterschiedliche Verwendung von beiden Produkten zu erklären.
Die folgende Grafik zeigt ein typisches Anwendungsbeispiel für die Annahme eingehender Telefongespräche
in einem Unternehmen unter Verwendung einer Warteschleife und zwei verschiedener Ansagen.
Eingehender Anruf während der Geschäftszeiten
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Eingehende Telefonanrufe können während der Geschäftszeiten eines Unternehmens entweder direkt
von einem Abfrageplatz (Zentrale, Gruppe, Callcenter) oder über eine Ansage
entgegengenommen werden. Diese Art der Ansage wird oftmals auch als "Ansage vor Abfrage", "Ansage vor dem Melden",
"Begrüßungsansage", "Telefonansage" oder "Tagansage" bezeichnet.
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Nach der Wiedergabe einer Begrüßungsansage erfolgt in der Regel die Weiterleitung des Anrufes
zu einem Abfrageplatz. Während der Weiterleitung wird der Anrufer "in Rückfrage" bzw. "in Halten" "gelegt" und befindet sich
damit in der Warteschleife der Telefonanlage. Die Warteschleife wird dabei in den meisten
Fällen durch eine "Wartemusik" (music on hold) und/oder eine "Warteansage" realisiert.
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Wird der Anruf nach der Annahme durch den Abfrageplatz anschließend z.B. zu einem Mitarbeiter
weitergeleitet, hört der Anrufer während der Dauer der Weiterleitung erneut die Warteschleife.
Eingehender Anruf außerhalb der Geschäftszeiten
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Eingehende Telefonanrufe außerhalb der Geschäftszeiten eines Unternehmens können mit einer
alternativen Ansage entgegengenommen werden. Diese Art der Ansage wird auch als "Nachtansage" oder "Anrufbeantworteransage" bezeichnet.
Nach der Ansage besteht z.B. die Möglichkeit, eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter oder einer Mailbox zu hinterlassen.
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